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HP ha escogido a EADA como ejemplo de empresa comprometida con el uso responsable de la impresión para su campaña de comunicación internacional de la nueva gama de impresoras multifuncionales de tinta HP Officejet Pro X, que permiten ahorrar costes y reducir el consumo energético y de emisiones.

Con el objetivo de explicar las ventajas que pueden tener las empresas con este nuevo sistema de impresión, un equipo de profesionales de HP vino a EADA en verano para realizar un video sobre la implantación de esta innovadora infraestructura de impresión en todas las áreas de la escuela de negocios desde mayo de 2013, cuando se sustituyeron las antiguas máquinas láser por estas. El video está dando la vuelta al mundo mostrando en todos los países las buenas prácticas de impresión impulsadas por EADA.

Ahorro de costes, eficiencia energética y mejora del servicio

La idea de disponer de esta tecnología más avanzada surgió de la necesidad de disminuir costes, mejorar el servicio y la calidad de impresión –gracias a las características multifuncionales de esta gama el usuario no sólo puede imprimir sino también escanear documentos, enviarlos por mail, o archivarlos en el sistema– y proteger el medio ambiente –reduciendo el uso del papel y, al mismo tiempo, el consumo energético y de emisiones–.

En poco más de un año, Marco A. Peña, director del Departamento de Tecnologías de la Información (IT) de EADA, considera que esos objetivos iniciales no sólo se han conseguido sino que  se han superado con creces: “En primer lugar, gracias a las nuevas impresoras HP Officejet Pro X, los costes de impresión se han visto reducidos aproximadamente a la tercera parte. En segundo lugar, los usuarios disfrutan de un servicio más eficiente, rápido, limpio y completo. Y, en cuanto a la cuestión medioambiental, estamos favoreciendo la transición del papel a la oficina digital a través de impresoras que cumplen los requisitos establecidos por la normativa ENERGY STAR  de eficiencia energética y bajas emisiones”.

Impresión de proximidad y racionalización del uso

Pero EADA pretendía ir más allá de estos retos iniciales poniendo en marcha un modelo de gestión de la impresión externalizado y controlado desde la cloud de SEMIC, uno de los principales Platinum partner de HP en España. De esta manera, como afirma Peña, “EADA sólo tiene que preocuparse de poner el papel en la máquina, todo lo demás, desde la gestión de los consumibles, la facturación de las copias, la gestión de las averías y la gestión de la información la realiza este partner de HP”. En su opinión, “la gestión centralizada y única implica importantes ahorros de administración y de tiempo del personal de IT pero, sobre todo, ahora el gasto está controlado, pues sabemos quién lo realiza y qué trabajos se imprimen, cómo utilizamos las máquinas y quiénes las usan mejor o peor”. Y añade: “Ahora disponemos de una información que antes no teníamos, lo que nos permite definir políticas y estrategias de racionalización. Y es que disponemos de información en tiempo real y toda una serie de reportes que nos aportan un conocimiento real de lo que está sucediendo en la empresa”.

Por este motivo, EADA ha impulsado un programa de concienciación interna acerca de las buenas prácticas de uso, como la impresión a doble cara o la reducción del uso de la impresión en color, así como el mayor uso de las ventajas de la digitalización gracias a la multifuncionalidad de los equipos. “Buscamos ir más allá del puro ahorro económico, buscamos hacer un uso razonable de los recursos de impresión, para que nuestra huella –tinta, papel, energía, residuos, etc. – se vea reducida lo máximo posible”, apunta Peña.